“Vấn” – trong tuyển dụng (P3)

Posted on Updated on


 Những hình thức thường được áp dụng  để “Vấn”

Mặc dù interview theo nghĩa tiếng Anh là “một cuộc gặp trao đổi riêng” nhưng trong công tác tuyển dụng, nó vẫn được triển khai theo nhiều hình thức khác nhau làm mở rộng không gian cũng như đối tượng tham gia “vấn.

Thông thường người ta vẫn áp dụng các loại phỏng vấn như sau:

“Vấn” qua điện thoại (phone interviews): Có thể coi đây là một bước chuyển tiếp từ sàng lọc hồ sơ sang “vấn”. Còn gọi là “phỏng vấn đánh hơi”. Căn cứ vào thông tin ban đầu nhận được từ ứng viên, phỏng vấn viên sẽ gọi điện để hỏi ứng viên thêm một số thông tin khác hoặc làm rõ thông tin đã có. Trong lần phỏng vấn này, có thể ứng viên cũng bị kiểm tra gián tiếp về kỹ năng giao tiếp, khả năng phản ứng linh hoạt và tính trung thực. Phỏng vấn điện thoại không phù hợp khi câu hỏi đưa ra quá nhiều và chuyên sâu về nghiệp vụ của ứng viên (ví dụ như xử lý tình huống). Một cuộc “vấn điện thoại” không nên kéo dài quá 30 phút (thực tế nó hay bị kéo dài từ 60-90 phút).

“Vấn” điện thoại có nhiều ưu điểm mặc dù nhiều nhà tuyển dụng thường bỏ qua vì thấy rườm rà.  Hình thức phỏng vấn này làm mất thời gian cho những doanh nghiệp không có nhiều sự lựa chọn với ứng viên lắm (công việc đặc thù, lợi thế tuyển dụng không cao, ít ứng viên dự tuyển..). Ngược lại, nó lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi có số lượng ứng viên dự tuyển đông, một số tiêu chuẩn là bắt buộc với ứng viên (giọng nói, kỹ năng giao tiếp, khả năng ứng biến, thái độ, ….).

Ở Việt Nam, hình thức này không được nhiều công ty áp dụng. Có xu hướng cho rằng nó tốn thời gian, không giải quyết được nhiều vấn đề. Trên thực tế, để phỏng vấn điện thoại có tính hiệu quả cao, người phỏng vấn cần là người có nhiều kinh nghiệm, phong thái chuẩn mực, khả năng “vấn” và phân tích phán đoán tốt. Những nhân viên tuyển dụng mới vào nghề thường chỉ dừng lại được ở mức độ giúp xác nhận hoặc làm rõ thêm thông tin về ứng viên. Đôi khi họ còn làm ứng viên mất thiện cảm với công ty do vài sơ suất về giao tiếp và tạo thông điệp truyền đến tới ứng viên là doanh nghiệp đang nghi ngại, thận trọng với họ.

 “Vấn” qua bài kiểm tra (test): Khá nhiều công ty áp dụng “bài kiểm tra” với ứng viên nhằm sàng lọc bớt ứng viên cho một vị trí dự tuyển. Ở doanh nghiệp lớn, có khi “bài kiểm tra” trở nên đặc biệt khó do giới hạn thời gian thực hiện hoặc đặt câu hỏi thực sự hóc búa, đòi hỏi tư duy linh hoạt. Có “bài kiểm tra” dạng trắc nghiệm, có bài ứng viên phải tự trả lời. Hình thức này công bằng, hiệu quả song chưa thể đánh giá toàn vẹn về ứng viên.  

 “Vấn” trực tiếp Một – Một (One – One):  Phương pháp này phổ biến trên toàn thế giới và có vẻ sơ khởi nhất. Ứng viên sẽ được mời trao đổi cùng một người đại diện cho tổ chức. Có thể sẽ có mặt thư ký ngồi ghi chép nhưng không tham gia hỏi hoặc chỉ hỏi có tính chất để nhắc lại hoặc để hiểu rõ hơn những điều ứng viên đã trình bày. Nhiều công ty cho người ngồi cùng chỉ để nghe. Ngày nay, phương pháp này phổ biến ở các nước đang phát triển nhưng lại được sử dụng ít dần ở các quốc gia đã phát triển. Hầu hết, khi phỏng vấn vị trí cấp cao người ta chỉ dùng bước này là bước sơ khởi hoặc không sử dụng.

 “Vấn” trực tiếp theo nhóm (phỏng vấn hội đồng – group interviews): Ứng viên tham gia vào phỏng vấn hội đồng sẽ phải đối mặt với một nhóm người gọi là thành viên Hội đồng phỏng vấn. Thành phần của Hội đồng thẩm vấn có thể bao gồm đại diện của nhiều nhóm nghiệp vụ/ chức năng liên quan đến vị trí tuyển dụng cùng các cấp quản lý liên quan.  Tất nhiên, luôn có đại diện của bộ phận Nhân sự.

Các thành viên Hội đồng phỏng vấn có thể đưa ra câu hỏi lần lượt và theo danh mục có sẵn hoặc tự đặt câu hỏi cho ứng viên theo những tình huống cụ thể. Thường thì các câu hỏi có thể khác nhau nhưng phải luôn thống nhất về tiêu chí tuyển dụng nhằm đánh giá chính xác nhất về ứng viên ở nhiều góc độ và bằng nhiều “con mắt” (kinh nghiệm, chuyên môn, cách ứng xử, giải quyết vấn đề và thể hiện giá trị cá nhân. Nếu không có quy trình và nguyên tắc cụ thể, chặt chẽ nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian và bất đồng nội bộ để tuyển lựa ứng viên.

Hình thức này tương đối gây áp lực cho ứng viên và thường được áp dụng cho các vị trí quản lý hoặc thành viên các Ban dự án quan trọng. Những công ty vừa và nhỏ ngại tiến hành kiểu phỏng vấn này vì nó làm mất thời gian của nhiều người. Mà thời gian là thứ quý hiếm nhất của nhiều cấp quản lý – đặc biệt là ở Việt Nam. Những người liên quan sẽ dễ dàng ủy nhiệm cho những người khác thay mình phỏng vấn ứng viên (trừ trường hợp bắt buộc) để từ chối tham gia Hội đồng phỏng vấn.

Ở phương Tây cách phỏng vấn này được ưa chuộng. Phần vì tính hệ thống đã hình thành lâu trong doanh nghiệp, nhà tuyển dụng biết rõ ứng viên cần thích ứng được với những chức năng nào trong hệ thống. Phần khác, nguyên tắc làm việc tập thể và trách nhiệm cá nhân cũng rất rõ ràng khiến người ta luôn cần ngồi với nhau để giải quyết các vấn đề

 “Vấn” đánh giá theo nhóm ứng viên (Assessment Group interview): Nếu như ở hình thức phỏng vấn hội đồng, ứng viên trong hoàn cảnh “một mình với bầy sói” thì trường hợp này ứng viên lại không đơn độc. Phía đánh giá có thể là một hoặc một nhóm người, còn ứng viên là những người cùng tham gia dự tuyển cho một vị trí chức danh.

Để phỏng vấn theo cách này, nhà tuyển dụng phải có tiêu chí rõ ràng, thậm chí phải phổ biến trước cho thí sinh nhưng tiêu chuẩn mình chú trọng.  Nhà tuyển vừa có cơ hội vừa gặp thách thức là phải đánh giá nhiều ứng viên cùng lúc để so sánh và cân nhắc chọn ứng viên phù hợp. Ứng viên phải đối mặt với hai yêu cầu lớn: thể hiện giá trị của mình trong nhóm và giữ thiện cảm tốt với đồng ứng viên, nhà tuyển dụng.

Nội dung cuộc phỏng vấn có thể là hỏi đáp xử lý tình huống hoặc giao tình huống theo nhóm để các ứng viên tham gia. Ứng viên có thể bị loại dần hoặc loại đồng loạt khi công bố kết quả người duy nhất được chọn.

 “Vấn” từ xa qua thiết bị truyền hình hỗ trợ (video conferencing interviews): Khác với phỏng vấn điện thoại, hình thức này cho phép nhà tuyển dụng nhìn thấy ứng viên. Có thể dùng hình thức phỏng vấn cá nhân(one-one) hoặc hội đồng. Về cơ bản, chất lượng của nó không khác với phỏng vấn trực tiếp gặp mặt là mấy. Thậm chí nó còn giúp nhà tuyển dụng quan sát bối cảnh nơi ứng viên ngồi để thực hiện phỏng vấn. Nếu đó là căn nhà của ứng viên thì cũng khá thú vị để có thêm thông tin nhận định. Một số thuận tiện cho ứng viên cũng được phát huy: ứng viên được báo trước, cảm giác bớt áp lực và gò bó hơn (do tâm lý khoảng cách)… Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng nên cẩn thận trước một ứng viên ma mãnh. Có thể các thông tin được dàn dựng đâu đó xung quanh mà camera không thể thấy hết hoặc ứng viên dùng lý do trường truyền để kéo dài thời gian chuẩn bị cho câu trả lời (trừ trường hợp ứng viên được mời đến văn phòng của công ty để thực hiện phỏng vấn từ xa). Đôi khi, do chất lượng đường truyền hoặc kỹ thuật, giọng nói của ứng viên có thể không chuẩn hoặc không rõ. Hình này này chủ yếu áp dụng khi tuyển các vị trí làm việc trong tầm phạm vi khu vực, quốc gia cần các nhóm quản lý từ xa tham gia phỏng vấn để đánh giá về chất lượng nghiệp vụ và kinh nghiệm của ứng viên.

 “Vấn” qua hội nhập sinh hoạt (Interview Etiquette) (còn gọi là phỏng vấn ăn tối (Interview Dininh Etiquette) – phổ biến trong lĩnh vực nhà hàng):  Thực tiễn quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp cho thấy một ứng viên thành công trong tổ chức nhiều khi không nhờ vào kinh nghiệm, thành tích đã có. Yếu tố quan trọng để hợp tác và phát triển vẫn là sự hài hòa về tư duy hành động, tố chất và nhân cách ứng viên. Để chia sẻ gánh nặng cho doanh nghiệp, nhất là ở vị trí quản lý, quản lý cần hiểu và hợp với “gu” của lãnh đạo. Ngay cả ở cấp nhân viên, khi những công việc đòi hỏi làm việc nhóm và năng lực cá nhân cao, hình thức này cũng giúp cho nhà tuyển dụng nhìn “toàn diện” hơn về ứng viên trong một bối cảnh cụ thể. “Vấn” qua hội nhập sinh hoạt là hình thức rất thuận tiện và hiệu quả để kiểm tra các yếu tố này. Nó không hoàn toàn chỉ là “vấn” mà còn kết hợp đánh giá thông qua “thực nghiệm” nữa.

Nhà tuyển dụng có thể mời ứng viên tham một bữa ăn sáng (trưa, tối), tham gia một hoạt động sinh hoạt tập thể của công ty (một buổi phát động, lễ sinh nhật, buổi thảo luận của quản lý…), hoạt động cộng đồng (một buổi từ thiện, tham quan, sinh hoạt cùng một câu lạc bộ…), sinh hoạt giải trí (đánh golf, bữa tiệc, cuộc thi văn – thể – mỹ…). Thông qua sinh hoạt này, câu chuyện sẽ được trao đổi theo chủ đề tùy từng huống. Ứng viên tham gia ở những vai trò nhất định (tùy tình huống) để ứng xử, thể hiện. Các kỹ năng toàn diện sẽ được bộc lộ. Kiến thức sẽ không chỉ dừng lại ở nghiệp vụ mà ứng viên phải cho thấy sự hiểu biết ở nhiều khía cạnh của đời sống, công việc. Quan điểm, thái độ, phong cách ứng xử được xem xét rõ hơn. Một số ứng viên lão luyện có thể dễ dàng qua được kiểu phỏng vấn này bằng sự từng trải và khả năng nhìn nhận con người. Phần đông còn lại đều sẽ bộc lộ khá rõ “nguyên trạng” khi qua cửa ải này.

Đây là hình thức “vấn” có tính thử thách cao, hơi tốn chi phí và công sức nhưng rất hữu hiệu không chỉ cho nhà tuyển dụng. Ứng viên cũng xác định được phong cách lãnh đạo và những đòi hỏi của tổ chức để quyết định mình có gia nhập tổ chức hay không?

 “Vấn” khi đi chơi (tạm gọi là The “Non – Interview” Interview): Tương tự “vấn” qua sinh hoạt nhưng hình thức này thường do nhà tuyển dụng chủ động mà có khi ứng viên không hề biết. Câu chuyện trao đổi có thể chẳng liên quan hoặc có vẻ không liên quan gì đến công việc. Từng bước tiếp cận và đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng có thể bất ngờ đề đạt một lời mời với ứng viên sau khi đã thu thập được đủ thông tin cần thiết. Đây là việc làm của “Head hunter” đúng nghĩa.

 Với các kiểu “vấn” như trên, nhà tuyển dụng đã có công cụ khá linh hoạt để tìm người phù hợp cho tổ chức.  Song “vấn” thế nào cũng phải đi theo mục tiêu tuyển chọn. Không xa rời cái đích này, nhà tuyển dụng sẽ có được nhiều cách ứng biến để hoàn tất công việc của mình tốt nhất. 

(Còn tiếp)

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s